Memegang Pertemuan Efektif – Sembilan Aturan Sederhana

Kebanyakan orang dalam bisnis mengeluh bahwa ada terlalu banyak rapat. Itu mungkin benar, tetapi pertemuan bisnis adalah fakta kehidupan, dan yang terbaik yang dapat kita lakukan adalah belajar membuat mereka menghargai waktu dan usaha yang mereka butuhkan.

Rapat bisnis yang efektif adalah latihan komunikasi: kita berbicara, kita mendengarkan, kita berdiskusi, kita memutuskan. Peraturan rapat dapat bervariasi dari satu situasi ke situasi lain, tetapi mengadakan rapat yang efektif sangat penting untuk menyelesaikan sesuatu. Jika Anda ingin mempelajari cara melakukan rapat, berikut adalah sembilan aturan sederhana saya untuk membantu Anda melalui proses tersebut.

1. Hubungi hanya rapat yang diperlukan

Sebelum Anda memulai seluruh proses menelepon dan mengadakan pertemuan bisnis, tanyakan pada diri Anda apakah itu benar-benar diperlukan. Apakah orang-orang tertentu benar-benar harus berkumpul di ruangan yang sama untuk mencapai tujuan Anda, atau dapatkah serangkaian panggilan telepon, e-mail atau memo melayani tujuan yang sama? Kembangkan reputasi untuk mengadakan rapat hanya jika diperlukan, dan orang-orang akan lebih bersedia mencurahkan waktu mereka kepada mereka.

2. Undang orang yang tepat

Undang orang yang memiliki sesuatu untuk berkontribusi atau yang perlu dilibatkan dalam diskusi. Jika Anda harus berkonsultasi dengan seseorang untuk mendapatkan informasi atau otorisasi tentang item agenda dan orang itu tidak ada, itu membuat frustasi untuk semua orang. Pertimbangkan mengundang mereka hanya untuk item agenda tertentu. Di sisi lain, jangan mengundang orang hanya karena mereka berada pada level tertentu dalam organisasi. Orang sibuk menghargai pertimbangan Anda tentang waktu mereka.

3. Buat agenda yang efektif dan bagikan dengan baik sebelum pertemuan

Agenda yang efektif lebih dari sekadar daftar topik. Ini dapat berfungsi sebagai pengumuman pertemuan, serta alat untuk membantu pemimpin mengontrol diskusi. Mengirimnya di muka memungkinkan orang tahu apa yang akan dibicarakan dan memberi mereka kesempatan untuk mengumpulkan informasi yang mereka perlukan dan menyiapkan masukan mereka. Pertemuan yang efektif dimulai dengan agenda yang efektif.

4. Mulai dan selesai tepat waktu

Jangan menunggu orang yang terlambat – mulai tepat waktu tanpa mereka. Anda juga harus menghindari godaan untuk membawa para pendatang baru mengetahui apa yang telah terjadi sebelum mereka tiba, sebuah praktik yang menghukum mereka yang datang tepat waktu. Orang tidak seharusnya diberi imbalan karena mengganggu jadwal orang lain. Berikan waktu untuk setiap subjek dalam agenda dan ikuti terus. Rapat bisnis yang efektif mulai dan selesai tepat waktu.

5. Nyatakan tujuan pada awal pertemuan

Nyatakan tujuan yang berorientasi pada hasil daripada berdasar diskusi. misalnya "Kami bertemu pagi ini untuk menyetujui anggaran akhir untuk kuartal berikutnya." Ini adalah tujuan yang terukur, ke arah mana Anda dapat bekerja selama diskusi. Jangan katakan, "Kami bertemu untuk membahas …..". Setelah semua, Anda bisa berdiskusi selama berjam-jam dan secara teknis Anda akan bertemu tujuan Anda, tetapi Anda hampir tidak bisa menggambarkannya sebagai pertemuan yang efektif.

6. Pertahankan pertemuan bergerak menuju tujuannya

Jangan biarkan orang menyeret diskusi keluar jalur. Tetap ingatkan mereka tentang tujuan dan redirect diskusi kembali ketika mereka tersesat. Keterampilan komunikasi Anda maju ke depan saat Anda memimpin rapat bisnis.

7. Jangan hanya duduk di sana — katakan sesuatu!

Tetapi bagaimana jika Anda menghadiri pertemuan orang lain? Dapatkah Anda tetap berkontribusi untuk menjadikannya pertemuan yang efektif? Ya kamu bisa. Dengan asumsi Anda telah menerima agenda sebelumnya, pertimbangkan dengan cermat materi apa yang harus Anda bawa, informasi apa pun yang Anda miliki yang penting bagi diskusi dan catatlah poin apa pun yang mungkin Anda buat pada pertemuan tersebut. Memiliki sesuatu untuk dikatakan dan mengatakan itu adalah cara terbaik untuk berkontribusi pada pertemuan yang sukses. Kerjakan pekerjaan rumah Anda terlebih dahulu dan Anda akan tahu peran apa yang harus Anda mainkan.

8. Atur catatan yang sesuai

Bahkan pertemuan informal perlu mencatat untuk meringkas apa yang terjadi dan, bahkan lebih penting lagi, untuk menetapkan tindakan apa pun yang harus diambil dan oleh siapa. Nama-nama mereka yang mengambil tindakan harus dimasukkan dalam catatan dan, jika mungkin, seseorang yang ditunjuk untuk menindaklanjuti tindakan tersebut.

9. Ketika tujuan telah tercapai — hentikan!

Jika Anda telah berhasil menyelesaikan diskusi tentang agenda Anda dalam waktu yang ditentukan, jangan tergoda untuk memulai diskusi tentang hal lain. Selesaikan lebih awal dan Anda akan menjadi pahlawan, jadi jangan merusaknya dengan mulai mendiskusikan masalah lain. Ucapkan selamat kepada peserta pada pertemuan yang sukses, dan lanjutkan.

Jika Anda mengikuti aturan ini, Anda tidak hanya akan mengamati etika rapat yang tepat, tetapi Anda juga akan berada di jalur menuju pertemuan bisnis yang efektif yang memberikan hasil.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *