Aturan untuk Menetapkan Sasaran dan Tujuan Bisnis: Mengapa dan Bagaimana Menjadi SMART

Kita semua tahu bahwa tidak ada yang berjalan tanpa rencana, dan rencana tidak dapat berjalan tanpa menetapkan tujuannya.

Itu berlaku untuk semua jenis rencana, apakah kita berbicara bisnis atau keuangan pribadi, gelar universitas atau program LSM, promosi situs web atau penurunan berat badan.

Menetapkan tujuan dan tonggak adalah sangat penting untuk setiap kegiatan perencanaan dan merupakan inti dari keberhasilan, atau kegagalan.

Mengetahui bagaimana menetapkan tujuan bukanlah ilmu roket dalam hal kompleksitas, tetapi setiap ahli strategi harus tahu aturan dasar tentang bagaimana merumuskan dan mengusulkan tujuan. Kita akan melihat dalam artikel ini mengapa tujuan memainkan peran besar dalam perencanaan perusahaan dan kegiatan strategis, bagaimana mereka mempengaruhi semua proses bisnis, dan kami akan meninjau beberapa pedoman penetapan tujuan.

Pentingnya Menetapkan Tujuan

Orang mungkin bertanya-tanya mengapa kita perlu menetapkan tujuan di tempat pertama, mengapa tidak membiarkan perusahaan atau kegiatan tertentu berjalan lancar ke masa depan dan melihat di mana ia mendapat. Itu akan menjadi kasus hanya jika kita benar-benar tidak peduli apakah kegiatan dalam diskusi akan berhasil atau tidak: tetapi kemudian, untuk menggunakan pepatah populer, "jika sesuatu layak untuk dilakukan, maka layak untuk dilakukan dengan baik". Dengan kata lain, jika kita tidak peduli dengan hasilnya, kita tidak boleh melanjutkan dengan tindakan sama sekali.

Menetapkan tujuan sebelum mengambil tindakan adalah satu-satunya hal yang benar untuk dilakukan, karena beberapa alasan:

– memberikan target untuk diarahkan, oleh karena itu semua tindakan dan upaya akan difokuskan untuk mencapai tujuan daripada digunakan secara tidak efisien;

– memberi para peserta rasa penglihatan, sekilas ke mana mereka akan pergi;

– memotivasi para pemimpin dan tim mereka, karena itu merupakan kebiasaan untuk menetapkan semacam hadiah ketika tim berhasil menyelesaikan proyek;

– Menawarkan dukungan dalam mengevaluasi keberhasilan suatu tindakan atau proyek.

5 Aturan Pengaturan Tujuan: Jadilah SMART!

Saya yakin sebagian besar manajer dan pemimpin tahu apa yang dimaksud SMART, yah, paling tidak ketika itu datang dari menetapkan tujuan. Namun, saya telah melihat beberapa di antara mereka yang tidak dapat sepenuhnya menjelaskan lima karakteristik dari tujuan yang telah ditetapkan dengan baik – hal-hal yang entah bagaimana kabur dan membingungkan dalam pikiran mereka. Karena mereka tidak dapat menjelaskan secara terperinci apa tujuan SMART sebenarnya, sangat diragukan bahwa mereka akan selalu dapat merumuskan tujuan tersebut.

Masih belum jelas dari mana kebingungan datang: mungkin ada terlalu banyak sumber informasi, masing-masing dengan pendekatan yang sedikit berbeda pada apa tujuan SMART sebenarnya; atau mungkin kebanyakan orang hanya sebentar "mendengar" tentang hal itu dan mereka tidak pernah bisa mencapai substansi di balik kemasan.

Either way, mari kita mencoba untuk mengungkap arti dari akronim SMART dan melihat bagaimana kita dapat merumuskan tujuan yang efisien.

SMART menggambarkan 5 karakteristik dari tujuan yang efisien; itu singkatan Specific – Mdapat diukur – SEBUAHttainable – Relevant – Timely.

1. KHUSUS!

Ketika datang dari perencanaan bisnis, "spesifik" menggambarkan situasi yang mudah diidentifikasi dan dipahami. Ini biasanya terkait dengan beberapa determinan matematika yang menanamkan karakter tertentu untuk tindakan tertentu: determinan yang paling umum adalah angka, rasio dan fraksi, persentase, frekuensi. Dalam hal ini, menjadi "spesifik" berarti "tepat".

Contoh: ketika Anda memberi tahu tim Anda, "Saya memerlukan laporan ini dalam beberapa salinan", Anda tidak memberikan tim dengan instruksi khusus. Tidak jelas apa yang menentukan "beberapa" berarti: untuk beberapa dapat tiga, untuk beberapa dapat seratus. Sebuah instruksi yang jauh lebih baik akan terdengar seperti "Saya membutuhkan laporan ini dalam 5 salinan" – tim Anda akan tahu persis apa yang Anda harapkan dan akan memiliki lebih sedikit peluang untuk gagal dalam memberikan hasil yang diinginkan.

2. Jadilah DIUKUR!

Ketika kita mengatakan bahwa tujuan, tujuan, harus dapat diukur, maksud kami ada kebutuhan yang sangat ketat untuk memiliki kemungkinan untuk mengukur, untuk melacak tindakan yang terkait dengan tujuan yang diberikan.

Kita harus membuat sistem yang berbeda atau menetapkan prosedur yang jelas tentang bagaimana tindakan akan dipantau, diukur dan dicatat. Jika tujuan dan tindakan yang berkaitan dengan itu tidak dapat dikuantifikasi, kemungkinan besar tujuan tersebut salah dirumuskan dan kita harus mempertimbangkannya kembali.

Contoh: "bisnis kita harus tumbuh" adalah tujuan yang tidak jelas dan tidak dapat diukur. Apa sebenarnya yang harus kita ukur untuk mengetahui apakah tujuan itu terpenuhi? Tetapi jika kita mengubahnya menjadi "bisnis kita harus bertumbuh dalam volume penjualan dengan 20%", kita punya satu tujuan yang dapat diukur: ukuran yang menjadi persentase kenaikan penjualan dari saat sekarang ke momen yang diberikan di masa depan. Kita dapat menghitung ini dengan sangat mudah, berdasarkan angka penjualan yang tercatat.

3. MENJADI HIDUP!

Beberapa menggunakan istilah "dapat dicapai" bukan "dapat dicapai", yang akan Anda lihat hanyalah sinonim dan kita tidak boleh terjebak dalam menganalisis mana yang benar. Keduanya.

Dapat dimengerti bahwa setiap pemimpin akan menginginkan perusahaan / unitnya untuk memberikan pertunjukan yang luar biasa; inilah semangat persaingan dan pemikiran semacam itu sangat dibutuhkan. Namun, ketika menetapkan tujuan, seseorang harus menganalisis lebih dalam terlebih dahulu faktor-faktor yang menentukan keberhasilan atau kegagalan tujuan-tujuan ini. Pikirkan tim Anda, tentang kapasitas Anda, motivasi: apakah mereka cukup agar tujuan dapat dipenuhi? Apakah Anda memiliki sarana dan kemampuan untuk mencapainya?

Pikirkan baik-baik dan jujur ​​dan realistis untuk diri sendiri: apakah Anda benar-benar mampu mencapai tujuan yang telah Anda tetapkan atau kemungkinan besar Anda menuju kekecewaan? Selalu tetapkan tujuan yang memiliki peluang yang adil untuk dipenuhi: tentu saja, mereka tidak perlu "mudah" dicapai, Anda berhak menetapkan yang sulit selama mereka realistis dan tidak sia-sia.

Contoh: Anda memiliki perusahaan penggerak yang baru lahir dan Anda menetapkan tujuan "menjadi no. 1 penggerak dalam negara". Masalahnya adalah Anda hanya memiliki 3 truk yang tersedia, sementara semua pesaing Anda memiliki 10 dan lebih tinggi. Tujuan Anda tidak dapat dicapai; cobalah sebagai gantinya yang lebih realistis, seperti "mencapai 5 perusahaan penggerak paling cepat berkembang di negara bagian".

4. Jadilah RELEVAN!

Gagasan ini sedikit lebih sulit untuk dipahami dalam arti penuhnya; oleh karena itu kami akan mulai menjelaskannya dengan menggunakan contoh di tempat pertama.

Bayangkan diri Anda pergi ke departemen TI dan memberi tahu mereka bahwa mereka perlu meningkatkan rasio laba terhadap pendapatan sebesar 5%. Mereka mungkin akan melihat Anda dengan takjub dan menggumamkan sesuatu yang tidak membedakan manajer dan cara mereka mengacaukan pikiran orang.

Dapatkah Anda memberi tahu apa yang salah dengan tujuan di atas? Tentu saja! Departemen TI tidak tahu apa yang Anda bicarakan dan tidak ada yang dapat mereka lakukan tentang hal itu – tugas mereka adalah mengembangkan dan memelihara infrastruktur komputer Anda, bukan untuk memahami pidato ekonomi Anda. Apa yang dapat Anda lakukan menetapkan tujuan yang departemen TI dapat berdampak pada, dan yang pada akhirnya akan mengarah pada peningkatan yang Anda inginkan di tempat pertama. Bagaimana dengan meminta mereka untuk mengurangi pengeluaran untuk perangkat keras dan perangkat lunak sebesar 10% setiap bulan dan lebih berhati-hati dengan bahan habis pakai dalam departemen mereka dengan tidak melebihi anggaran yang dialokasikan? Mereka pasti akan mengerti apa yang harus mereka lakukan karena tujuannya relevan untuk kelompok mereka.

Oleh karena itu, kualitas tujuan untuk menjadi "relevan" mengacu pada pengaturan tujuan yang tepat untuk individu atau tim tertentu: Anda perlu berpikir jika mereka benar-benar dapat melakukan sesuatu tentang hal itu atau tidak relevan dengan pekerjaan yang mereka lakukan.

5. TEPAT WAKTU!

Tidak banyak yang perlu dibicarakan tentang aspek ini, karena ini mungkin yang paling mudah untuk dipahami dan diterapkan.

Tujuan apa pun yang dapat digunakan dan dilaksanakan harus memiliki kerangka waktu yang jelas kapan harus dimulai dan / atau kapan harus berakhir. Tanpa memiliki jangka waktu yang ditentukan, hampir tidak mungkin untuk mengatakan apakah tujuan tersebut terpenuhi atau tidak.

Untuk contohJika Anda hanya mengatakan "kita perlu meningkatkan laba sebesar 500.000 unit", Anda tidak akan pernah tahu apakah tujuan itu tercapai atau tidak, seseorang dapat selalu mengatakan "baik, kita akan melakukannya tahun depan". Sebaliknya, jika Anda mengatakan "kita perlu meningkatkan laba sebanyak 500.000 unit dalam waktu 6 bulan dari sekarang", siapa pun dapat melihat dalam 6 bulan jika tujuan itu tercapai atau tidak. Tanpa kerangka waktu yang jelas dan berbeda, tidak ada tujuan yang bagus.